Kuidas valida ja kust leida endale kõige sobivam virtuaalne assistent?

Kes on virtuaalne assistent?

Virtuaalne assistent on nagu assistent või sekretär, keda oled harjunud nägema kontoris või vastuvõtu laua taga, tema roll erineb traditsioonilisest kontori assistendist aga selle poolest, et kõik toimub kaugteel, võimaldades abistada ettevõtteid ja üksikisikuid sõltumata asukohast.

Tänapäevaste digitaalsete võimaluste juures on võimalik pea kõik asjad kaugtööna teha. VA saab abiks olla kalendri haldamisest ja e-posti korraldamisest kuni veebisisu loomise ja sotsiaalmeedia haldamiseni. Koostöö võib olla ühekordse konkreetse tegevuse teenusena, ühe kindla projekti raames või igapäevaste kindlate pikemaajaliste jooksvate ülesannete täitmise näol.

Aga mille järgi siis endale virtuaalne assistent valida?

Enne assistendi otsinguid tasub esmalt paika panna, milliseid ülesandeid oled valmis delegeerima. Mõistlik on alustada väiksematest ampsudest ning usalduse kasvades saab seda nimekirjatäiendada. Mõned näited, kuidas VA saab sulle abiks olla leiad siit.

Kindlasti vestle mitme assistendiga, ka videokõne ajal saad tegelikult aru, kas tegemist on sinu inimesega. Lisaks isiklikule klapile tasub aga tähelepanu pöörata ka:

1. Klientide tagasiside – vaata üle, millist tagasisidet, milliste ülesannete eest ja kellelt sinu potentsiaalne assistant saanud on. See annab ülevaate tema tööeetikast, usaldusväärsusest ja oskustest.
2. Ajahaldus – esmase vestluse käigus veendu, et assistendi tööaeg, vastamise kiirus ning suhtluskanalid ühtuvad sinu ootuste ja vajadustega. Assistendid on enamasti paindlikud, aga parim on oluline kohe alguses läbi rääkida.
3. Keelekasutus – kui üheks delegeeritavaks ülesandeks on ka sinu klientidega suhtlemine või sotsiaalmeedia haldamine, siis on üleminek lihtsam kui assistendil ja sinul on sarnane suhtlusviis. Kõik on õpitav, aga minu kogemuste põhjal on koostöö sujuvam kui osapooltel on sarnane arusaam keelekasutusest ja suhtlusstiilist. See aitab vältida vääritimõistmisi (ka omavahelises suhtluses) ja tagab, et sõnumid on järjepidevat tooni, mis on klientidele tuttav ja seega ka usaldusväärne.
4. Oskused ja kogemused – on igati mõistetav, et ühel assistendil ei ole kõikide sinu delegeeritavate ülesannete kogemust, tõenäoliselt pole ka kõikide osas oskusi. Siinkohal on oluline, et kandidaat oskaks välja tuua läbitud koolitused nende puhul, mis ta on valmis täitma. On kindel, et VA’l on võimas ekspertide tugivõrgustiks kui ta kuulub Assistendikooli Virtuaalassistentide VIP klubisse.

Kui paistab, et teie koostöö võiks sujuda, siis tasub VA’le anda ka proovitöö. See ei pea olema midagi pikka, aga ülesande kirjeldusse saab mõned sinu jaoks olulised tähelepanu proovikivid peita. Sellega saad kõige paremini aimdu, kuidas edaspidigi VA sinu antavatele tööülesannetele tähelepanu pöörab ning milline on tema käekiri.

Mõned näited, mida saad ülesandena kasutada:

• otsida konkreetse teema kohta teavet ja esitada see sette antud viisil
• koostada sotsiaalmeedia postitus
• kujunduse tegemine
• näidisdokumendi üle vaatamine ja paranduste tegemine

Ja kust virtuaalse assistendi leida võiks?

Kui oled märganud, et mõni tuttav kasutab VA abi, siis esimese asjana tasub küsida temalt soovitusi.

Eesti virtuaalsed assistendid facebooki grupi (https://www.facebook.com/groups/4671366729546764) liikmeskonnas on üpris palju virtuaalseid assistente lisaks neid otsivatele ettevõtjatele.

Kui otsid abi konktreetse ülesande jaoks, siis võib abi olla ka fikseeritud hinnaga teenuseampsude platvormist https://teenuseampsud.ee

Väärtusta oma aega ja delegeeri need tegevused, mis Sinul võtavad kordades rohkem aega kui selleks spetsialiseerunud inimesel!

Artikkel on kirjutatud Veebimajutus.ee blogile.